Beispiel für Digitale Archivierung bei Banken und der Finanzwirtschaft

Mehr Sicherheit im beleghaften Zahlungsverkehr durch eine automatisierte Legitimationsprüfung bei der Sparkasse Hanauerland

Die Software TIFFCapture 2000 von der scanpoint Gruppe erleichtert das schnelle und problemlose Bereitstellen von Unterschriftskarten. Der Kundenunterschrift kommt in der Geschäftsbeziehung zum Geldinstitut immer noch eine besondere Bedeutung zu. Mit seiner Unterschrift schafft der Kontoinhaber eine Vertragsgrundlage zur Sicherung von Verfügungen über sein Konto. (Auszahlung, Überweisung, Schecks etc.)

Im Falle von Unstimmigkeiten beruft sich das Kreditinstitut auf diesen unterschriebenen Kundenauftrag. Die Bank oder Sparkasse muss sich jederzeit von der Echtheit der Kundenunterschrift beziehungsweise Verfügungsberechtigung überzeugen können. Auch muss gesichert sein, dass neu eröffnete Konten und Änderungen schnell mit geringem Arbeitsaufwand im gesamten Institut zur Verfügung stehen.

Der Zugriff auf die Unterschriftskarten zur Legitimationsprüfung erfolgte bisher über eine zentrale Stelle. Benötigte eine Geschäftsstelle die Unterschriftsprobe zur Einsicht, gab sie die Anforderung per Telefon weiter. Mitarbeiter der zentralen Stelle suchten die Unterschriftskarte heraus, übermittelten diese per Fax an die Geschäftsstelle und sortierten die Karte wieder ein.
Dieses Verfahren war nicht nur sehr zeit- und kostenaufwendig. Da kein sofortiger Zugriff möglich war, mussten die Kunden bei einer Legitimationsprüfung unnötig lange warten.

Die Lösung

Der Gesamtbestand aller ca. 35 000 Unterschriftskarten der Sparkasse Hanauerland wurden vor Ort erfasst. Anschließend erfolgte die Indexierung der Daten nach Kontonummern, um darüber die Bereitstellung der entsprechenden Karte für jeden berechtigten Arbeitsplatz des internen Netzwerkes zu gewährleisten. Dafür stellte der Anbieter eine Verknüpfung zwischen der SQL-Datenbank, die die Kundendaten enthält, und dem Verzeichnis der digitalisierten Unterschriftskarten im .jpg Format her.

Über den Internet-Explorer können jetzt sowohl die Unterschriftsproben wie auch etwaige Anlagen aus der Kontoverbindung aufgerufen werden.
Die Software organisiert die Erfassung, Kontrolle, Aufbereitung, Indexierung und den Transfer der erfassten Dokumente  in vorbestimmte Ablagestrukturen. Mit der Archivierung der Dokumente im scanpoint Webarchiv wird der Rückgriff und die Recherche über eine geschützte Direktverbindung oder eine verschlüsselte Internetverbindung gewährleistet. Der Zugriff durch Dritte ist somit ausgeschlossen.

Die Pflege der Unterschriftskarten erfolgt nach wie vor zentral. Neue oder zu ändernde Karten werden von der Sparkasse direkt verarbeitet. Nach erfolgter Indexierung über die Software werden die Daten in ein vorgegebenes Verzeichnis des Servers transferiert.