Beispiel für Digitale Archivierung mit TIFFCapture

Elektronische Erfassung von Belegen und Dokumentationen für das Projektmanagement bei VNG – Verbundnetz Gas AG

Im Projektmanagement der VNG fallen jährlich erhebliche Mengen an Belegen und Dokumenten an. Die Belege stammen sowohl aus internen Quellen wie von außerhalb – Lieferanten, Geschäftspartnern und Beratern.
Ebenso ist die Art der Belege wenig homogen. Es gehören farbige Darstellungen ebenso dazu wie im Extremfall Pläne im Format DIN A0 und darüber.

Eingeschränkte Verfügbarkeit, hohe- Lager- u. Personalkosten, der Platzbedarf u. Sicherheitsaspekt waren Gründe, nach einer Alternative zu suchen.
Die Belegerfassung muss folgende Kriterien erfüllen:
- Schnelles, automatisches Erfassen der Daten
- höchste Sicherheit und Zuverlässigkeit bei der Datenerfassung
- einfache und hochsichere Verifizierung
- einfache und bequeme Korrektur und Ergänzung
- zeitkritische Verfügbarkeit der Papierbelege
- Sicherheitsanforderungen an Transport und Verarbeitung

Die Lösung

Die erfassten Daten sind in das IXOS-Archiv einzubringen. Die dafür erforderlichen Indizes zur Qualifizierung der Belege im Archiv werden ermittelt, indem Barcodes automatisiert in TIFFCapture ausgelesen werden. Die Barcodes werden auf jeder ersten Seite eines Dokumentes aufgebracht. Zur sichereren Dokumententrennung wurden weitere Vorkehrungen in TIFFCapture getroffen. Im Sinne eines "doppelten Bodens" ist höchste Qualität und Zuverlässigkeit der Belegerfassung garantiert.
Das setzt sich fort in der doppelten Verifizierung des Erfassungsergebnisses hinsichtlich:
- Anzahl der Dokumente
- Inhalte und Anzahl der Barcodes
- Inhalt des Index

Sämtliche Anforderungen der VNG werden mit höchsten Qualitäts- u. Sicherheitsstandards erfüllt.