Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Aufbewahrungsfristen für allgemein-geschäftliche und steuerliche Unterlagen 6 Jahre für: empfangene Handels-/ Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels-/ Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre für: Handelsbücher/Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die
Eröffnungsbilanz, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, sämtliche Buchungsbelege

30 Jahre für:
Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten

Sofern Handelsbriefe zugleich Buchungsbelege sind (Rechnungen, Gutschriften) gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.
Die Aufbewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt.
Die genannten festen Aufbewahrungsfristen können sich auch verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Unterlagen sind nach Ablauf der in der AO genannten Aufbewahrungsfristen aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
• für eine begonnene Außenprüfung,
• für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
• zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

Eine Gesamtübersicht über die Aufbewahrungsfristen aller allgemein-geschäftlichen und steuerlichen Unterlagen finden sie hier.