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Lösungen für Workflow  

Ein Workflow-System sorgt dafür, daß die richtige Arbeit zum richtigen Zeitpunkt beim richtigen Mitarbeiter ist, der dabei auch die richtigen Informationen und Dokumente erhält. Mit Hilfe von Workflow-Systemen können betrieblichen Abläufe, definiert, modelliert und insbesondere auch dokumentiert werden.

Früher waren Workflow-Systeme ausschließlich in großen Unternehmen zu finden. Mittlerweile beschäftigen sich aber auch mittelständische und kleinere Unternehmen mit grundsätzlichen Überlegungen oder ganz konkreten Plänen zur Einführung solcher Systeme, da auch hier die Vorteile für das Unternehmen an Gewicht gewinnen.

Neben einem schnelleren Prozeßablauf und der damit verbundenen Reduzierung der Kosten stehen hier die Verbesserung der Qualität und die damit verbundene Kundenzufriedenheit im Vordergrund. Außerdem garantiert ein gutes Workflow-System eine bessere Kontrolle des Geschäftsprozesses und steigert die Bereitschaft zur Teamarbeit der Mitarbeiter.  

Beispiele für Workflow

In diesen Geschäftsprozessen eines Unternehmens laufen Workflowprozesse unter anderem ab:

Bestellaufträge
Budgetierung
Interne Leistungsbewertung
Zeiterfassung
Darlehensbearbeitung
Schadensbearbeitung
Eingangsrechnung
und zahlreiche weitere Prozesse


Nachteile manueller Workflowprozesse

Vor der Automatisierung von Geschäftsprozessen, wurden diese manuell implementiert. Hierbei wurden Dokumente oder Formulare von den jeweiligen Personen gesichtet, befüllt und dann an den Mitarbeiter weitergegeben, der für den nächsten Schritt verantwortlich war. Entweder wurden die Teilnehmer eines Workflowprozesses über die Bedingungen aufgeklärt, oder das Dokument selbst enthielt diese Anweisungen. Um den Status zu überprüfen und zweifelsfrei festzustellen, wo sich das Dokument im Moment befindet, musste Kontakt zu vielen Stellen aufgenommen werden. Überfällige oder gar verloren gegangene Aufgaben konnten nur sehr schwer ausfindig gemacht werden. Von einer Abschätzung der Kosten eines Prozesses war vollends abzusehen.


Hauptprobleme eines manuellen Workflows:
Große Abhängigkeit von Papier
Arbeitsintesiv
Anfällig für manuelle Fehler (Verlust oder Verzögerung)
Keine einfache Möglichkeit den Status zu überprüfen
Keine Möglichkeit Zeit und Kosten eines Prozesses zu messen


Erstellung eines Workflow Prozesses

Workflowprozesse werden folgendermaßen erstellt:

Aktivitäten oder Aufgaben definieren, die eine Arbeitsgruppe durchführen soll. Diese werden mit Bedingungen verknüpft.
Diese Aufgabe in Unteraufgaben, sogenannte "Schritte", aufteilen. Jeder Schritt entspricht einer ausführlichen Liste von Tätigkeiten, die von einer einzelnen Person ausgeführt werden und logisch zusammenhängend sind. Aufgaben können auf verschiedene Weise aufgeteilt werden. Hierbei sind wirtschaftliche Kentnisse empfehlenswert, um Aktivitäten an der richtigen Stelle in Tätigkeiten zu unterteilen.
Entsprechend den Schritten müssen Fähigkeiten zu dessen Durchführung vorhanden sein. Hier wird entschieden, welche Rolle oder welche Person sich für den jeweiligen Schritt eignet.
Alle externen Programme berücksichtigen, die für eine Tätigkeit relevant sind und evaluieren, ob ein manueller Schritt nicht automatisiert werden kann.
Die Art der Reihenfolge festlegen, in der die Schritte erfolgen sollen.
Werden Schritte erst nach Eintritt einer Bedingung durchgeführt, so gilt es diese zu identifizieren und zu bestimmen.
Erstellen einer Ablaufübersicht des Workflowprozesses, die sowohl einzelne Schritte wie auch den Ablauf darstellt und somit über den "Fluss" Auskunft gibt. Rollen bzw. Personen werden den einzelnen Schritten zugewiesen.
Erstellen der Formulare, Dokumente und Anweisungen, die zur Durchführung jedes Schrittes durch eine dedizierte Person nötig sind.

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