Lösungen für Dokumenten-Management

scanview® optimiert Vertrieb Informationen sind die Grundlage zielorientierter Entscheidungsfindungen. Effektive Organisation  und zentrale Bereitstellung wesentlicher Daten und Unterlagen gehören zu den strategischen Aufgaben moderner Unternehmen. mehr Informationen hier

Mit scanview® ist auch eine Anbindung an die Bausoftware des Baurechenzentrums (BRZ) möglich. scanview ist derzeit das einzige DMS, dass diese Bausoftware unterstützt. mehr Informationen hier

scanview^® ist als offene skalierbare Lösung die professionelle Plattform für das unternehmensweite Dokumenten Management.
scanview^® setzt ausschliesslich standardisierte und offene Systemkomponenten ein. Das System integriert sich vollständig in bestehende Umgebungen und Infrastrukturen. Es bildet die ideale Ergänzung zu Office-Applikationen und dem zentralen Archiv.

Die wesentlichen Merkmale von scanview^®:
Kernel und serverbasierte Mehrprozessarchitektur
Kernmodul des Systems ist der serverbasierte ArchiveServer der seine Dienste netzwerkübergreifend für berechtigte Anwender zur Verfügung stellt. Datenhaltung als auch Applikation befinden sich auf zentralen PC Serversystemen und können unabhängig voneinander auf mehreren Servern verteilt werden.

RDBMS und professionelle Volltextsysteme
Es werden sowohl die etablierten relationalen Datenbankmanagementsysteme als auch professionelle Volltextsuchsysteme parallel unterstützt. Wie, Wo und mit welchen Schlagworten und Stichworten die Dokumente verwaltet und archiviert werden sollen, bestimmt allein der Anwender.

High-Security-System und Versionskontrolle
Der unautorisierte Zugriff auf Dokumente ist durch ein ausgereiftes Berechtigungskonzept ausgeschlossen. Die Benutzerautorisierung erfolgt auf Basis von Benutzer-ID und einem verschlüsseltem Passwort. Die Zugriffe können auch auf bestimmte Arbeitsplätze beschränkt werden. Die Integration in Büroanwendungen und Unternehmenssoftware ist die wichtigste Voraussetzung für die automatische Versionskontrolle. 

Mehr-Schichten Client/Server-Technologien
scanview^® bietet Softwareentwicklern eine mehrschichtige Client/Server-Technologie und eine offene Programmier-Schnittstelle, mit der sich die DMS-Funktionen in bestehende Applikationen integrieren lassen.

Suche über alle Dokumentenklassen
Suche mit einem Qualifizierer über alle Dokumentklassen, z. B. nach einer Auftragsnummer. Dadurch werden alle mit dieser Nummer indizierten Belege gefunden.

Zugriffsschutz bis auf Dokumentenebene
Die Zugriffsrechte können bis hin zu den einzelnen Dokumenten über Benutzer, Abteilung, bzw. Gruppen zugewiesen werden.

Kein direkter Zugriff auf Dokumentendateien über das Dateisystem
Die Verwaltung der Dokumentendateien erfolgt allein über das Dokumentenmanagementsystem. Kein Benutzer benötigt Zugriff auf die physikalischen Laufwerke oder Netzlaufwerke.

Integration in Office Applikationen
In den MS-Anwendungen haben Anwender einen integrierten Zugriff auf die Dienste des DMS. scanview^® schaltet sich in den Windows-Dialog für "Öffnen" oder "Speichern" ein und ersetzt diese Standardfunktionen durch die eigenen Masken. Damit lassen sich Word-Dokumente oder Excel-Tabellen in das Archivierungskonzept oder den Workflow einbinden.

Integrierter Workflow
Der Workflow-Editor erlaubt die genaue Festlegung des "Laufweges" für ein Dokument, welcher vor der Bearbeitung eines Dokumentes erst vollständig durchlaufen werden muß. Zu jedem Zeitpunkt ist der genaue Aufenthaltsort eines Dokumentes feststellbar.

Mehrsprachrig
scanview^® ist in deutsch, englisch, französisch und italienisch verfügbar.

DocumentServer
scanview^® setzt einen dedizierten Prozess in Form eines Dokumentenservers ein, dessen Aufgabe die vollständig transparente Zuweisung eines Ablageortes für ein Dokument im Netzwerk ist. Der DocumentServer übernimmt die Überwachung der Dokumente, ohne das der Anwender die Möglichkeit hat über das Dateisystem auf die Dokumente zuzugreifen. Weiter stellt der DocumentServer die Schnittstelle zu allen verfügbaren Speichertechnologien wie MO/WORM Jukeboxen, NAS- und SAN-System oder auch die EMC centera zur Verfügung.

Versionskontrolle /-hiestorie
Jeweils nur ein Anwender kann ein Dokument zu einem Zeitpunkt verändern. Andere Anwender können zur gleichen Zeit das Dokument nur einsehen. Der Bearbeiter des Dokumentes kann die Änderung optional als neue Version ablegen oder das Originaldokument überschreiben. Die Historie des Dokumentes wird dabei protokolliert.

Check-In/Check-Out von Dokumenten
Recherchierte Dokumente können auf externe (mobile) Datenträger transferiert werden. Das Kennzeichen "Travel Check-Out" signalisiert, dass eine Bearbeitung für die nächsten Tage ausgeschlossen ist, da ein Anwender das Dokument mit auf Dienstreise genommen hat.  Der Anwender muss das Dokument nach der Dienstreise per Check-In wieder an das System übergben.

scanview^® API oder OLE
Das scanview^® APIK ist eine Win32-DLL, die in bestehende Applikationen oder Eigenentwicklungen integriert werden kann. Mit der API ist es möglich, direkt aus einer Applikation heraus die Archivierungs- und Recherchefunktionen von scanview^® aufzurufen. 

Mail- und Faxintegration
Schnittstelle zu allen wichtigen Email-Systemen.

Formatunabhängig
Sie können alle Formate mit scanview^® ablegen, recherchieren und wieder zur Ansicht bringen. So lassen sich auch Zeichnungen, die im Format größer als DINA0 gescannt und im Tiff-Format abgelegt wurden, mit dem DMS-System verwaltet werden.

Ad hoc Dokumente aus Vorlagen erstellen
Unter dem Qualifizierer "Vorlagen" können beliebige Dokumente abgelegt und mit Rechten versehen werden. Diese werden dann zur Auswahl angeboten.

Tiff-Viewer mit "Bird-Eye" Funktionalität
Leistungsstarker Tiff-Viewer mit integriertem Übersichtsfenster und Bemassungsfunktionen. Es können Bildausschnitte bestimmt werden und Ansichten gezoomt werden.

Viewer für Text-Dateien
Dieser Viewer verfügt über eine Suchmöglichkeit und kann Dateien unabhängig von ihrer Größe anzeigen. Somit können auch große Dateien sehr schnell angezeigt werden. Neben den Funktionen Stempel, Marker, Notizen, Linie, Freihandzeichnen bietet diese Funktion noch viele weitere Möglichkeiten wie Spiegeln, Drehen, Messen, Drucken etc.

Maskengenerator
Der Maskeneditor ermöglicht es z.B. die Felder einer Karteikarte auch nebeneinander zu positionieren.

Speicherbare Suchabfrage
Wieder kehrende  Suchabfragen  können gespeichert werden und wahlweise auf dem Desktop abgelegt werden.

Quicksearch
Sie geben nur einen Suchbegriff ein und das System sucht automatisch über alle Dokumentenklassen und über alle Qualifizierer.

Drucken Dokument
Neues Fenster, in dem es möglich ist, Metadaten, Notizen zu Dokumenten und/oder Seiten eines Dokumentes zu drucken.

Redlining
In den Rasterviewer integriert gestattet scanview^® dem Bearbeiter , auf Rasterdokumenten zusätzliche Informationen aufzubringen, ohne den Inhalt des Dokumentes zu verändern. Die Redliningeintrage sind für jedermann sichtbar, können jedoch auch ausgeblendet werden.

Stempelfunktion
Die integrierten Viewer bieten Ihnen die Möglichkeit, beliebige, definierte "Stempel" auf dem Dokument aufzubringen.

Versenden von Dokumenten im ZIP Format
Wenn Dokumente mit scanview^® versandt werden, so kann die Dokumentvorlage auch per ZIP komprimiert und archiviert oder auch per Mail verschickt werden.

Zuordnung von Dateityp und Anwendungssoftware
Mit dem Verwaltungstool "Enterprise-Manager " können Sie für jeden Dateityp das jeweilige Programm zuordnen welches für das Anzeigen, Bearbeiten, bzw. Druck benutzt werden soll.

Teiladministration
Benutzern können Teiladministratorrechte zugeordnet werden, die dann bestimmte administrative Tätigkeiten, z.B. das Anlegen von neuen Benutzern in einer Abteilung durchführen können.

Reporting
Für bestimmte Aktionen in scanview^® werden automatisch Reports generiert, die dann anderen Systemen wieder zur Verfügung gestellt werden können.

scanview^® Systemvoraussetzungen

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